Melden van misstanden (klokkenluidersregeling)

Organisaties moeten een veilige werkomgeving bieden aan de mensen die er werken. Als er misstanden zijn, moeten zij die zonder persoonlijke gevolgen intern aan de kaak kunnen stellen. Denk aan situaties van grensoverschrijdend gedrag, angstcultuur en andere vormen van sociale onveiligheid, maar ook aan (vermoedens van) fraude en belangenverstrengeling. Daarom is bij wet geregeld dat werknemers misstanden in de organisatie veilig en beschermd moeten kunnen melden, zowel intern (dus binnen de eigen organisatie) én extern (bij een onafhankelijk instantie).

Voor wie geldt deze wet?

Werkgevers met 50 of meer werknemers zijn wettelijk verplicht een interne meldprocedure te hebben. Het getal van 50 werknemers heeft niet alleen betrekking op vaste krachten, maar ook uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers, zolang zij een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden. Voor sommige branches geldt dat zij ook met minder dan 50 werknemers al een klokkenluidersregeling moeten hebben, denk daarbij aan organisaties binnen de financiële sector, de luchtvaart en offshore.

Eisen aan de interne meldprocedure

Hoe de regeling er precies uitziet, mag elke organisatie zelf invullen, zolang er in ieder geval de volgende zaken in staan:

wat er gemeld kan worden;
wie van de meldregeling gebruik kan maken;
waar (bij welke meldpunten) een melding gedaan kan worden en in welke volgorde;
wanneer een melder zijn melding extern kan doen.

Ook moeten de volgende garanties worden opgenomen:

dat de werkgever vertrouwelijk omgaat met de melding;
dat de werknemer die een melding wil doen in vertrouwen een adviseur kan raadplegen;
dat de melder binnen 7 dagen na ontvangst een ontvangstbevestiging ontvangt.
dat de melder binnen 3 maanden na de ontvangstbevestiging informatie ontvangt over de beoordeling en opvolging van de melding;
dat een melder recht heeft op bescherming tegen benadeling, zolang hij de melding tenminste op de juiste manier doet.

In de volksmond wordt een interne meldregeling vaak een klokkenluidersregeling genoemd. Pas daarmee op. Zo’n naam kan melders afschrikken. Gebruik daarom liever een term zoals meldregeling.

Betrokkenheid ondernemingsraad

Naast de inhoudelijke eisen van de meldregeling moet de werkgever ook met de volgende zaken rekening houden:

invoering en wijziging van de regeling hebben voorafgaande instemming nodig van de OR op grond van artikel 27 lid 1m van de Wet op de ondernemingsraden (WOR);
de ondernemingsraad moet jaarlijks schriftelijk geïnformeerd worden over de werking van de meldregeling in het afgelopen jaar (soort en aantal meldingen) én over de verwachtingen voor het volgende jaar.
alle medewerkers moeten geattendeerd worden op de meldregeling, zowel bij inwerkingtreding als na elke wijziging’.

Het is niet alleen wettelijk verplicht dat de OR instemt bij de totstandkoming en wijziging van de meldregeling, het is ook verstandig dat bestuurder en OR vroegtijdig en uitgebreid met elkaar van gedachten wisselen over de opzet en invulling van de interne meldprocedure. Zo’n regeling is essentieel voor het gevoel van veiligheid van medewerkers in de organisatie.

Wat is een misstand?

De grote vraag is natuurlijk: wat is precies een misstand? In de wet staat een uitgebreide definitie, al geeft die geen antwoord op elke individuele vraag wat een misstand is. Basis is dat het situaties zijn waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en die het niveau van een of enkele persoonlijke gevallen overstijgt, bijvoorbeeld vanwege de ernst van de situatie, de omvang of het structurele karakter ervan.

Concreter gaat het om misstanden waarbij sprake is van:

overtreding van de wet;
overtreding van vastgelegde interne regels van een organisatie (denk aan een gedragscode);
gevaar voor de volksgezondheid;
gevaar voor de veiligheid van personen;
gevaar voor de aantasting van het milieu;
gevaar door onbehoorlijk handelen of nalatigheid;
schendingen van het Europese Unierecht.

Volgens de letter van de wet hoeft de meldregeling er alleen voor te zorgen dat werknemers (vermoedens van) missstanden kunnen melden. Toch is het verstandig om de regeling breder op te zetten en bijvoorbeeld ook (kleinere) integriteitsincidenten, onregelmatigheden en dreigende misstanden op te nemen. Zo signaleer je problemen sneller en kunnen incidenten aangepakt worden.

Wie kan er een melding doen?

De wet vereist dat een meldregeling breed toegankelijk is. Daarmee wordt bedoeld dat deze niet alleen beschikbaar is voor huidige werknemers, maar voor een bredere groep. In ieder geval moet de regeling open staan voor mensen die door hun werk met jouw organisatie in aanraking zijn gekomen. Concreet zijn dat de volgende groepen:

personen die nu of in het verleden arbeid bij jouw organisatie (hebben) verricht(en), met of zonder arbeidscontract of aanstelling. Denk hierbij dus niet alleen aan huidige en ex-werknemers, maar ook aan zzp’ers, vrijwilligers, flexwerkers en stagiairs;
werknemers van andere organisaties die bijvoorbeeld als opdrachtnemer, onderaannemer, samenwerkingspartner of uitzendkracht voor jouw organisatie werken.

Klanten, cliënten, burgers, studenten, ouders hebben wettelijk gezien geen recht om van de meldregeling van jouw organisatie gebruik te maken. Je kunt er natuurlijk wel voor kiezen om de regeling voor deze groep alsnog open te stellen.

Vermeld in de regeling expliciet wie er wel (en niet) gebruik kan maken van de meldregeling. Dat voorkomt verwarring.

Bescherming melder

Een belangrijk onderdeel van de wet is het zogenaamde benadelingsverbod. Van benadeling is sprake als de werkgever de melder wegens het doen van een melding slechter behandelt dan wanneer deze geen melding had gedaan. Denk hierbij aan ontslag, onvrijwillige overplaatsing, pesten of het weigeren van een promotie. Ook mensen die de melder helpen en ondersteunen worden beschermd. Het benaderingsverbod heeft niet alleen betrekking op de werkgever zelf. Zo is het ook de taak van de werkgever om ervoor te zorgen dat leidinggevenden en collega’s de melder niet benadelen bijvoorbeeld door pesten, negeren of intimideren. Deze bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode.

Wordt de melder toch benadeeld, dan kan de melder een procedure starten door de benadeling voor te leggen aan de geschillencommissie of de kantonrechter. De kosten voor het voeren van een procedure worden vergoed tot een maximum van ruim € 7.500 voor de hele procedure.

Andere beschermingsmaatregelen

Naast het verbod op benadeling, gelden ook nog de volgende beschermingsmaatregelen voor een melder:

verbod op verschuiving van de bewijslast;
recht op ondersteuningsmaatregelen zoals onafhankelijke informatie en kosteloze adviezen;
het vrijwaren van procedures zoals schending van de geheimhoudingsplicht en van vertrouwelijkheid;
verbod op bekendmaking van de identiteit van de melder en andere betrokkenen;
sancties voor degenen die zich schuldig maken aan het tegenwerken van de melder of het onderzoek.

In de wet staat dat meldingen vertrouwelijk behandeld moeten worden. Vertrouwelijkheid is iets anders dan anonimiteit. Bij anonimiteit weet niemand wie de melder is. Bij vertrouwelijkheid weet een aantal mensen dit wel (soms alleen de vertrouwenspersoon of de persoon achter het meldpunt en de onderzoekers. Maak in je meldingsprocedure dit onderscheid duidelijk.

Interne melding

Het is belangrijk dat de melder de meldingsprocedure goed volgt, want alleen dan heeft de melder recht op de bovenstaande bescherming. Zorg dus dat de procedure duidelijk uitgelegd staat. Om te beginnen met waar de melder zijn melding kan doen, zowel intern als extern.

Het is de bedoeling van de wet dat de organisatie waar de melding over wordt gedaan in eerste instantie de kans krijgt om een misstand zelf op te lossen. Daarom moet een melding in de regel eerst intern worden gedaan. Pas daarna is een externe melding toegestaan, tenzij een interne melding niet van de werknemer gevraagd kan worden. Een interne melding moet in ieder geval bij de volgende drie punten mogelijk zijn:

bij de leidinggevende: dat kan de eigen leidinggevende zijn, maar als deze bijvoorbeeld bij de misstand betrokken is moet ook een hogere leidinggevende benaderbaar zijn voor een melding;
bij een specifiek meldpunt: zorg er hierbij voor dat degene die de meldingen in ontvangst neemt geen ‘dubbele pet’ op heeft, waardoor er een drempel kan ontstaan om een melding te doen;
bij een vertrouwenspersoon: de vertrouwenspersoon kan de identiteit van de melder beschermen als deze dat wenst. Een vertrouwenspersoon fungeert in deze als een doorgeefluik en behandelt een melding van een misstand niet inhoudelijk.

Zorg er bij een interne melding voor, ongeacht het kanaal dat gekozen wordt, dat de kwestie zo snel mogelijk wordt behandeld. Het is wettelijk verplicht in ieder geval binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging te versturen. Binnen drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging moet de melder geïnformeerd zijn over de beoordeling en eventuele opvolging van de melding.

Veel organisaties kiezen bewust voor een onafhankelijk meldpunt en een vertrouwenspersoon buiten de eigen organisatie. Dat verhoogt de kans op dat de melder zich vrij voelt om zich uit te spreken. Andere organisaties laten werknemers een eigen vertrouwenspersoon kiezen. Dat voelt vaak beter aan dan iemand die door de werkgever is aangewezen.

Externe melding

Er zijn situaties waarin een werknemer een (vermoeden van) een misstand extern kan of zelfs moet melden. De redenen hiervoor moet expliciet in de meldingsprocedure staan. Redenen voor een externe melding zijn:

er is een wettelijke externe meldplicht, dat betekent dat de melder direct een externe melding moet doen;
intern melden kan in redelijkheid niet van de werknemer verwacht worden, denk aan betrokkenheid van de directeur bij een misstand of een situatie waarbij collega’s acuut gevaar lopen;
de interne melding is volgens de melder niet goed afgehandeld.

Waar de melder extern terecht kan, is afhankelijk van de aard van de melding. Voor sommige gevallen zijn er vaste meldpunten. Denk aan de FIOD bij fraude, de ACM bij witwaspraktijken of de arbeidsinspectie bij onveilige werksituaties. Als er geen geschikt extern meldpunt is, kunnen meldingen gedaan worden bij een speciale instelling, het Huis voor Klokkenluiders. Het kan nuttig zijn de voor jullie organisatie relevante externe meldpunten te benoemen.