Checklists
Laatst gewijzigd op: 6 maart 2017

Payroll of ZZP

Flexibele arbeid, zoals payroll of zzp, kan soms passender zijn om in te huren in plaats van medewerkers in dienst te nemen. Bijvoorbeeld als u een tijdelijke opdracht heeft of in een bepaalde periode veel extra werk heeft. U hebt daarbij vaak de keuze tussen iemand inhuren die ergens anders op de loonlijst staat (payrollbedrijf) of in zee te gaan met een zelfstandige (zzp’er). Gebruik deze checklist om te bepalen wat voor u de beste methode is.

Waarschuwing

Let op: in sommige gevallen mag u helemaal geen zzp’er inhuren. Dat geldt bijvoorbeeld voor werk dat een zodanige gedetailleerde aansturing van u vereist, dat er sprake is van een gezagsverhouding: u bepaalt wat een medewerker voor taken moet doen, volgens een bepaalde planning en met een bepaalde rapportage.

Als u dan toch een zzp’er inhuurt, ziet de fiscus dat al snel als een verkapt loondienstverband en loopt u het risico op het alsnog betalen van premies – plus een flinke boete. Volgens de Wet DBA gelden de volgende eisen voor het inhuren van een zzp’er: de opdrachtnemer is vrij vervangbaar, er is geen sprake van een gezagsverhouding en er is geen sprake van loon.

De fiscus zal nooit accepteren dat het inhuren van zzp’ers een schijnconstructie is en ze feitelijk gewoon als uw eigen werknemers fungeren.

Administratie

Het voordeel van het inzetten van personeel via een payrollbedrijf is dat het u veel administratieve lasten uit handen kan nemen. Het payrollbedrijf regelt de uitbetaling de premies en loonbelasting en voert de salarisadministratie uit.

Hoewel u voor een zzp’er ook geen premies hoeft af te dragen, dient u wel zelf de afspraken vast te leggen in een door de fiscus goedgekeurde modelovereenkomst, waarin afspraken staan over het werk, de mate van vrijheid en de uitbetaling. Dat kost niet alleen tijd, u zult ook uw werkprocessen wellicht moeten aanpassen. Bovendien zijn er nog lang niet voor alle werkzaamheden in alle sectoren modelovereenkomsten beschikbaar.

Eenmalig of terugkerend

Gaat het om een eenmalige opdracht of is er sprake van een fluctuerende drukte het hele jaar door en heeft u regelmatig flexibel extra personeel nodig? Een zzp’er is bij uitstek geschikt voor een eenmalige opdracht. Heeft u regelmatig dezelfde soort extra handen nodig, kies dan voor een payrollbedrijf. Uw kandidaat komt in dienst van het payrollbedrijf en kan langere tijd voor u werken zonder dat u bang hoeft te zijn dat het als een verkapt dienstverband met u wordt gezien.

Wel of niet zelf selecteren?

Zzp’ers moet u altijd zelf werven en selecteren. Bij payrollers hoeft dat niet altijd. De meeste uitzendbureaus werken ook met payrollconstructies. In dat geval verwerkt het uitzendbureau wel de kosten van werving & selectie in het uurtarief van de payroller, plus vaak een extra opslag omdat uitzendbureaus relatief hoge overheadkosten hebben ten opzicht van kleinere payrollbureaus.

Zelf selecteren van nieuwe medewerkers is bijna altijd aanzienlijk goedkoper.

Kosten

Payrollbedrijven brengen naast het brutoloon en het vakantiegeld ook een opslag in rekening. Dit percentage verschilt per payrollbedrijf. Deze opslag bestaat gewoonlijk uit twee delen: de werkgeverslasten die u normaal ook kwijt bent boven op het brutoloon (werkgeverslasten voor werknemersverzekeringen), plus een verzekeringspremie – een vergoeding voor het feit dat de medewerker niet bij u in dienst is en u dus geen (financieel) risico loopt bij ziekte, arbeidsongeschiktheid of niet-functioneren.

De verzekeringspremie die u kwijt bent aan een payrollbedrijf kunt u uitsparen door te kiezen voor een zzp’er, de werkgeverslasten niet. Het is wel zo eerlijk de zzp’er niet alleen het omgerekende tarief van het brutoloon voor een werknemer uit te betalen, maar ook de werkgeverslasten. Daarmee kan de zzp’er zichzelf verzekeren voor die risico’s.

Lees de voorwaarden van het payrollbedrijf van te voren nauwkeurig door. Er kunnen bijvoorbeeld extra kosten in rekening worden gebracht bij ziekteverzuim.

Zzp’er én payroll tegelijk

U kunt ook een zzp’er vragen werk voor u te verrichten via een payrollconstructie. Daar zit een risico in. Als een zzp’er voor meer dan de helft van de tijd werkt via een payrollconstructie, ziet de Belastingdienst hem of haar niet meer als ondernemer. De zzp’er verliest dan de fiscale voordelen als ondernemersaftrek en startersaftrek.

Actualiteit

Zoals gezegd ligt de Wet DBA onder vuur. Opdrachtgevers kiezen sinds het verdwijnen van de VAR-verklaringen steeds minder vaak voor zzp’ers uit angst het ‘verkeerd te doen’. Er is een meldpunt DBA, waar zowel zelfstandigen als opdrachtgevers melding kunnen doen van knelpunten. De ministeries van Financiën en SZW inventariseren die meldingen en pakken de knelpunten op met branche- en belangenorganisaties.

Als eerste op de hoogte van de nieuwste wetswijzigingen regels op het gebied van HR? Volg ons dan ook op Twitter en Facebook.