Vertrouwenspersoon

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is niet wettelijk verplicht, maar het kan wel een belangrijke maatregel van het arbobeleid in uw organisatie zijn. Werkgevers zijn verplicht medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, ook wel PSA genoemd. Naast het feit dat dit wettelijk verplicht is, kunnen hiermee werkstress en burn-outsignalen worden voorkomen of in een vroeg stadium gesignaleerd. Wat doet een vertrouwenspersoon en waar moet hij of zij aan voldoen? Bekijk het in deze checklist.

Onafhankelijk & transparant

Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon zich onafhankelijk opstelt. De vertrouwenspersoon moet zich niet laten leiden door belangen van de organisatie of leidinggevende. De vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om medewerkers te begeleiden en ondersteunen. Daarnaast dient de vertrouwenspersoon altijd duidelijk te zijn tegenover zowel de organisatie als de betreffende medewerker wat zijn of haar rol precies inhoudt en wat alle betrokkenen van hem of haar kunnen verwachten.

Taken

De vertrouwenspersoon heeft verschillende taken. Per organisatie kan het verschillen welke taken de vertrouwenspersoon op zich neemt. Denk onder andere aan:

het verzorgen van eerste opvang van werknemers die onheus benaderd zijn en die hulp en advies nodig hebben;
het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;
het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures;
het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming;
het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator;
het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag;
het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag;
het registreren van gevallen van ongewenst gedrag.

Eigenschappen

Alhoewel iedere vertrouwenspersoon zijn werk op een net wat andere manier aanpakt, zijn er wel een aantal eigenschappen die voor vertrouwenspersonen van belang zijn. Denk hierbij aan: empathie, doortastendheid en geoefend zijn in het voeren van lastige gesprekken. Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon ook voldoende kennis heeft van bijvoorbeeld relevante wetgeving en eventuele hulpinstanties.

Het is raadzaam de vertrouwenspersoon regelmatig te laten deelnemen aan cursussen of scholing om ervoor te zorgen dat zijn of haar kennis up to date blijft.

Toegankelijkheid vertrouwenspersoon

In de meeste (grote) organisaties is de vertrouwenspersoon een interne medewerker, die de taken van vertrouwenspersoon uitvoert naast zijn of haar reguliere werkzaamheden. Het is wel belangrijk dat de vertrouwenspersoon geen lid is van de ondernemingsraad, HR-functionaris is of onderdeel uitmaakt van het MT. In kleinere organisaties kan het soms aan te raden zijn te kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, omdat medewerkers zich hier over het algemeen veiliger bij voelen, omdat die persoon geen functie heeft binnen de organisatie.

Beperkte geheimhoudingsplicht

Er geldt geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenspersoon. Dat betekent dat de vertrouwenspersoon altijd vertrouwelijk omgaat met de informatie van medewerkers. Deze geheimhouding is niet ongelimiteerd, er geldt namelijk niet het zogeheten verschoningsrecht. Dat betekent dat de geheimhoudingsplicht vervalt als hij of zij informatie moet verstrekken bij juridische procedures. Ook kan de geheimhoudingsplicht vervallen op grond van wettelijke bepalingen of gewetensnood.

Het is aan te raden een protocol op te stellen waarin is vastgelegd in welke situaties de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid verbreekt. Zo kan hij of zij dit ook duidelijk vooraf aan de betrokken medewerker communiceren.