faq

Mag ik de mail van mijn medewerker lezen als diegene niet aanwezig is, bijvoorbeeld tijdens een vakantieperiode?

Ja, dat is toegestaan, maar alleen als het om zakelijke e-mail gaat. Ziet u aan het onderwerp van de mail dat het toch een persoonlijke mail betreft? Dan mag u deze niet lezen. Ook als uw medewerker geen scheiding heeft gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail, dan dient er rekening mee houden dat medewerkers privéberichten ontvangen en versturen.

 

Duidelijkheid voor medewerkers

Om ervoor te zorgen dat de privacy van uw medewerkers zo goed mogelijk geborgd is met betrekking tot hun mailaccount, kunt u de volgende stappen nemen:

 

  • Wijs uw medewerkers erop dat als zij privémails via hun werkaccount ontvangen, dat zij ervoor zorgen dat deze gescheiden worden in een werk- en privémap.
  • Stel een duidelijke handleiding op waarin de regels staan beschreven rond het lezen van mails van medewerkers tijdens afwezigheid, zoals vakantieperiodes of ziekte. Zorg ervoor dat iedere medewerker op de hoogte wordt gebracht van het in uw organisatie geldende mailbeleid.

 

Gebruik deze modelbrief om uw medewerker op de hoogte te stellen van het mailbeleid in uw organisatie.